Elephant MailMerge teilt sich auf in drei Fiori Apps, die einen jeweils unterschiedlichen Einsatzzweck haben:
Es gibt zwei Arten von Vorlagen: Dokumentenvorlagen und E-Mail-Vorlagen.
Dokumentenvorlagen verwenden Sie, um das Schreiben an Ihre Geschäftspartner zu gestalten. Dabei können Sie sämtliche Gestaltungsmöglichkeiten wie Bilder oder Tabellen nutzen, um dem Dokument das perfekte Aussehen zu verleihen. Mit Variablen Variablen Mit Variablen können Sie Platzhalter definieren, an deren Stelle später dann Daten in die Vorlagen eingefügt werden In Dokumentenvorlagen fügen Sie die Variablen in Word über "Einfügen" -> "Schnellbausteine" -> "Feld" -> "MergeField" ein. In den E-Mail-Vorlagen schreiben Sie einfach &VARIABLENNAME&. legen Sie fest, an welchen Stellen Ihrer Vorlage Daten aus dem SAP-System eingefügt werden sollen. Fehlen Ihnen Daten, die wir im Auslieferungsumfang nicht berücksichtigt haben, so können Sie diese ergänzen. Unsere Fiori Apps zeigen auf Wunsch eine Liste der unterstützten Variablen an, so dass Sie diese einfach in die Word-Vorlage übernehmen können.
Mit E-Mail-Vorlagen können Sie das Design der verschickten E-Mails festlegen. So kann auch die E-Mail selbst im Corporate Design gehalten werden. Auch in E-Mail-Vorlagen können selbstverständlich Variablen verwendet werden.
In der App können Sie Vorlagen anlegen, bearbeiten, kopieren und löschen.
Diese Fiori App führt Sie durch die einzelnen Schritte zur Erstellung eines neuen Serienbriefes. Im ersten Schritt wählen Sie aus, ob sie eine E-Mail mit Dokument im Anhang oder eine E-Mail ohne Dokument erstellen möchten, oder ob Sie das Dokument drucken möchten.
Dann wählen Sie die Datengrundlage Datengrundlage Datengrundlage für einen Serienbrief können Kunden, Ansprechpartner oder auch Rechnungen, Verträge oder andere Datenobjekte im SAP-System sein.
Rechnungen als Datengrundlage sind beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie im Schreiben an den Kunden einen Bezug zu einer konkreten Rechnung benötigen. Sie können einen Serienbrief an alle Kunden mit überfälligen Rechnungen verschicken. aus, die im weiteren Verlauf steuert, welche Vorlagen Sie verwenden können.
Mit der Dokumentenvorlage Dokumentenvorlage Eine Dokumentenvorlage ist ein Office Open XML Dokument ("Word-Datei") mit der Dateiendung .docx. Die Vorlage kann beliebige Formatierungen enthalten, darüber hinaus können Sie Platzhalter (Variablen) definieren, die dann von Elephant MailMerge zur Laufzeit mit Daten befüllt werden. Sie erstellen mit Word eine Datei mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Kontaktdaten als Vorlage. wählen Sie einen der wichtigsten Teile ihres Serienbriefs aus. Mit der Vorlage wird später das Schreiben an Ihre Geschäftspartner erstellt.
Über eine Excel-Datei definieren Sie die Zielgruppe Zielgruppe Die Zielgruppe ist die Menge an Empfängern, an die Sie den Serienbrief schicken möchten. Alle Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs. , dabei enthält die Excel-Datei nur die Schlüssel, also beispielsweise die Kundennummern. Die weiteren Daten werden dann aus dem SAP-System ermittelt.
Zu guter Letzt legen Sie noch Absender, Betreff und den Inhalt der E-Mail fest und wählen aus, aus welcher E-Mail-Vorlage E-Mail-Vorlage Die E-Mail-Vorlage dient der Gestaltung der versendeten E-Mails. Sie wird im HTML Format definiert. die E-Mail erstellt werden soll. Und schon kann der Elefant seine Arbeit machen.
Hier können Sie den Elefanten bei der Arbeit beobachten. In einer übersichtlichen Liste werden alle bisher erstellten Serienbriefe angezeigt und Sie sehen auf einen Blick wie viele Zielgruppenelemente Zielgruppenelemente Ein Zielgruppenelement ist ein einzelner Empfänger eines Serienbriefes. Häufig ist das Zielgruppenelement einfach eine Kundennummer, es kann aber z.B. auch eine Kombination aus Kundennummer und Ansprechpartnernummer sein. bereits bearbeitet wurden.
